admin Brak komentarzy

W piątek, 12 lipca 2019 r., weszła w życie ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019 poz. 53). Czy kopiowanie dowodu osobistego jest od teraz zabronione?

Odpowiedź brzmi: niekoniecznie. Zasadniczym celem ustawy jest wzmocnienie bezpieczeństwa dokumentów publicznych. Do tej grupy należą dowody osobiste, paszporty i inne dokumenty stwierdzające tożsamość osoby lub właściwość rzeczy (np. dokumenty notarialne). Ustawa wprowadza karę grzywny, ograniczenia albo pozbawienia wolności do lat 2 dla każdego, kto wytwarza, oferuje, sprzedaje lub przechowuje  w celu sprzedaży replikę dokumentu publicznego.

Kopiowanie dowodu w sprawie urzędowej to nie replikacja

Repliką dokumentu publicznego jest odwzorowanie lub kopia (wielkości od 75% do 120% oryginału) o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego. Wyłączeniu z tej definicji podlegają kserokopie/ wydruki komputerowe dokumentu publicznego wykonane do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Tak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy o dokumentach publicznych.

Jaśniej, czyli ciemniej…

Powyższe przepisy teoretycznie administracji publicznej nie ograniczają, a jednak wzbudziły wątpliwości co do przetwarzania dokumentów w niektórych sprawach. W praktyce GMA spotkaliśmy taką sytuację w procesie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca. Wnioskodawca (przyszły pracodawca cudzoziemca) składa w powiatowym urzędzie pracy wniosek o wydanie zezwolenia. Zgodnie z przepisem rozporządzenia w tej sprawie[i], jeśli jest osobą fizyczną, do wniosku dołącza dowód osobisty.

Co może z nim zrobić urząd – kserować czy nie?

Osoba fizyczna zatrudnia cudzoziemca – co z jej dowodem?

Jedno jest pewne. Jeśli kopiowanie dowodu odbywa się w ramach postępowania administracyjnego, na podstawie prawa, to nie mamy do czynienia z repliką dokumentu publicznego.

Natomiast osobną kwestią jest to czy w ogóle można ten dowód osobisty na potrzeby sprawy kopiować? Użyte w przepisie rozporządzenia stwierdzenie „dołącza do wniosku” nie może przecież oznaczać zdeponowania tego dokumentu na czas postępowania w aktach sprawy. Jednakże nie wskazuje też jasno na przetwarzanie jego kopii. Trzeba odnotować, że kilka linijek dalej rozporządzenie wyraźnie mówi o przetwarzaniu kopii w odniesieniu do dokumentów dotyczących zatrudnianego cudzoziemca. Gdzie szukać rozwiązania?

Cel przetwarzania i punkt styku z RODO

Analiza wzoru wniosku zawartego w rozporządzeniu może sugerować, że dołączenie dowodu osobistego ma na celu weryfikacje poprawności danych wpisanych przez osobę fizyczną w poszczególne rubryki (np. pozycji 1.1, 1.3, 1.4.2 we wzorze określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia).

W tym przypadku praktyka przedłożenia dowodu osobistego do wglądu urzędnikowi przyjmującemu wniosek i zwrotu dokumentu bez jego kopiowania do akt byłaby zgodna z zasadą minimalizacji danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO (Rozporządzenia 2016/679).

Kopiowanie dowodu osobistego czy innego dokumentu tożsamości zawierającego zdjęcie osoby rodzi ten problem, że przepisy szczegółowe nie uprawniają urzędu do przetwarzania wizerunku osoby. Zatem należałoby ten wizerunek anonimizować (usuwać, zamazywać).

Oczywiście, biorąc pod uwagę możliwość składania wniosku w formie elektronicznej wyrażoną m.in. w par. 3 ust. 3 rozporządzenia, nie sposób zrealizować obowiązku „dołączenia dowodu osobistego” inaczej, jak w formie elektronicznej (skan, zdjęcie) i wówczas fakt posiadania obrazu dokumentu oryginalnego wydaje się uzasadniony. I w integralność takiego pliku ingerować urzędnikowi nie wolno. Niemniej, w opinii autora, jeśli będziemy otrzymany skan drukować do papierowych akt sprawy, zalecane byłoby zanonimizowanie części skanu zawierającej dane, do których przetwarzania ustawodawca nas nie uprawnił.

Podsumowanie

  • Ustawa o dokumentach publicznych nie stanowi dla PUP ograniczenia w przetwarzaniu dokumentów swoich klientów, w tym ich kopiowania, o ile tylko kopiowanie znajduje podstawę w przepisie prawa.
  • Na gruncie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń prawo do kopiowania dowodu osobistego wnioskodawcy nie jest wyraźnie wyartykułowane.
  • Logika działania wynikająca z zakresu zbieranych danych, wzorów wniosków oraz możliwych form i kanałów komunikacji (składania wniosków) uzasadnia posiadanie kopii / skanów dokumentów tożsamości wnioskodawcy w przypadku, gdy wniosek wpłynął w formie elektronicznej – przy zastosowaniu anonimizacji dla danych nadmiarowych.
  • Wychodząc naprzeciw zasadom RODO, w przypadku wniosków składanych w formie papierowej, lepiej byłoby kopii dokumentów tożsamości nie sporządzać, a ograniczyć się do weryfikacji poprawności danych widniejących na wniosku z danymi źródłowymi widniejącymi na dowodzie tożsamości.

[i] Patrz na przykład Par. 7 ust. 1 pkt 2, ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

 

Autor: Emilian Kujawski