Emilian Kujawski Brak komentarzy

Jesteś czynnym podatnikiem VAT? Przeczytaj ten artykuł! Każdy błąd kosztuje 500 zł kary.
Od 1 października zmienia się sposób ewidencji VAT i sporządzania jednolitego pliku kontrolnego JPK_VAT. Zmiana wymusza ścisłą współpracę podatnika z obsługującym go biurem rachunkowym.

Co się zmienia?

Każdy czynny podatnik VAT od 1 października 2020 r. składa JPK_VAT z deklaracją, to znaczy dokument elektroniczny, który będzie się składał z dwóch części:

  • ewidencji VAT – zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT przedsiębiorcy za dany okres,
  • deklaracji VAT – deklaracje VAT-7 i VAT-7K.

Część ewidencyjna w nowym pliku JPK_VAT będzie wymagać podania znacznie szerszego zakresu danych, a to wymusza szereg zmian w procesie wystawiania faktur VAT (odpowiednie oznakowanie faktury).

Część deklaracyjna nie będzie się w swoim zakresie istotnie różnić od danych wykazywanych dotychczas, natomiast nie będzie możliwości składania deklaracji VAT-7/VAT-7K w sposób inny, jak tylko poprzez JPK_VAT.

 

Nowy plik JPK_VAT wymaga ewidencjonowania większej liczby danych o przeprowadzonych transakcjach sprzedaży i zakupu, przede wszystkim szeregu dodatkowych oznaczeń dla określonych grup towarowych, specyficznych transakcji lub określonych rodzajów dokumentów.

Co muszę zrobić?

Powyższa zmiana oznacza graniczące z pewnością prawdopodobieństwo aktualizacji lub rozbudowy istniejących modułów fakturowania i systemów księgowych – i to zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego. Na potrzeby nowego JPK_V7 (bez różnicy czy to deklaracji miesięcznej, czy kwartalnej) trzeba będzie podawać nowe dane: grupy towarowo-usługowe (GTU), procedury i typy dokumentów, których w „starym” w JPK_VAT nie było (więcej na ten temat w załączonym poradniku).

Uwaga! Prawidłowe sporządzenie JPK_V7 przez biuro rachunkowe nie będzie możliwe, jeśli przedsiębiorcy – klienci biura nie przekażą swoim księgowym powyższych informacji.

Jeśli błąd zostanie popełniony na etapie wystawienia faktury, to biuro rachunkowe nie będzie w stanie go skorygować. Oczywiście, księgowy może zwrócić uwagę w przypadku podejrzenia nieprawidłowego oznaczenia wymaganych informacji, ale skorygowanie błędu będzie leżało po stronie osoby wystawiającej fakturę, czyli podatnika. Niestety, faktura dokumentująca sprzedaż wymagającą dodatkowych oznaczeń w JPK nie różni się niczym od tej, która oznaczeń nie wymaga. Co prawda czujny księgowy pewnych danych może się domyślić, analizując treść pozycji faktury, ale na pewno nie wszystkich.

Przed błędami może podatnika ochronić dostosowany do nowych wymagań program sprzedażowy, który na etapie wystawiania faktury naniesie wymagane oznaczenia (np. GTU) dla danej transakcji, a następnie przekaże dokument w formie elektronicznej do biura rachunkowego. Z drugiej strony księgowy system informatyczny w biurze rachunkowym musi posiadać zdolność importu i odpowiedniego zaksięgowania rozszerzonej informacji o sprzedaży. Im więcej pracy włożymy w automatyzację oznaczeń i rejestrację danych ewidencji VAT (przede wszystkim chodzi o właściwą identyfikację i automatyczne oznaczenie transakcji ze względu sprzedaż towaru należącego do jednej z 13 grup towarowych, obrót którymi szczególnie interesuje służby skarbowe), tym bardziej ograniczymy ryzyko błędów i przyspieszymy proces przekazywania danych. A czas ma tu również niebagatelne znaczenie, bowiem mimo zwiększonego zakresu danych termin składania JPK_VAT się nie zmienia – to nadal 25. dzień następnego miesiąca.

A w czym może pomóc mi moje biuro rachunkowe?

Eksperci wskazują, że kluczowa dla powodzenia jest współpraca podatnika z jego biurem rachunkowym. Należy zwrócić uwagę na niezbędną dla automatyzacji oznaczeń i rejestracji danych w ewidencji VAT kompatybilność systemów informatycznych po obu stronach. Tu jest duże pole do współpracy i uzgodnień.

Na wstępie konieczna będzie identyfikacja transakcji, których fakturowanie wiąże się z dodatkowymi oznaczeniami w zależności od rodzaju towarów i usług lub innych kryteriów szczególnych, a następnie porozumienie się – najlepiej pisemnie – co do podziału zadań między biurem a podatnikiem.

Ponadto biuro może (a dobre powinno) pilnować, aby przedsiębiorca, który złożył wadliwie przygotowany JPK i otrzymał od naczelnika urzędu skarbowego wezwanie do skorygowania nieprawidłowości, terminowo złożył korektę pliku. Jeśli wykona to w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wezwania, uniknie kary pieniężnej w wysokości 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu. Stąd , bardzo ważne jest pilne przesyłanie do biura rachunkowego jakichkolwiek informacji z US, jeśli takie wystąpią.

GMA jak zawsze służy pomocą!

W trosce o Państwa bezpieczeństwo fiskalne zapraszamy do niezwłocznego kontaktu. Chętnie udzielimy bardziej szczegółowych informacji, a przede wszystkim uzgodnimy kolejne kroki w ramach naszej z Państwem współpracy.

Podstawowe oznaczenia i instrukcje dotyczące nowej formy sporządzania JPK_VAT znajdziecie Państwo w przygotowanym przez nas pliku PDF [kliknij i pobierz].

Jesteśmy też do dyspozycji we wszystkie dni robocze od 9:00 do 17:00 pod numerem telefonu (32) 250 41 41 oraz adresem e-mail: biuro@gmainvest.pl

Autorzy: Grzegorz Maślanka, Piotr Michalski, Emilian Kujawski