Jeśli zatrudniasz co najmniej 20 pracowników, musisz działać natychmiast. Zatrudniasz mniej niż 20 osób? Wdrożenie PPK obowiązuje Cię już od 1 stycznia 2021 r.! Wybór instytucji zarządzającej, przeszkolenie działu kadr, aktualizacja systemów IT, odpowiednia informacja dla pracowników… Obowiązków jest niemało.
5 kroków do PPK
Za kilka dni kończy się III etap wdrażania pracowniczych planów kapitałowych. Dotyczy on przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 20 osób. Od 1 stycznia 2021 r. PPK muszą się zająć także wszystkie mniejsze firmy. Co należy zrobić?
Zgodnie z materiałami opublikowanymi na oficjalnym portalu informacyjnym PPK proces wdrożenia pracowniczego planu kapitałowego w firmie powinien przebiegać w 5 etapach:
- przygotuj się do wdrożenia PPK – zaktualizuj oprogramowanie kadrowo-płacowe, wydrukuj materiały informacyjne, opracuj procedury, przeszkól pracowników,
- wybierz instytucję finansową, która będzie gromadziła i inwestowała środki. Wybór skonsultuj z pracownikami,
- podpisz umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową w imieniu i na rzecz pracowników,
- wprowadź PPK – prowadź i archiwizuj dokumentację, komunikuj proces pracownikom, przekazuj informacje do instytucji finansowej,
- naliczaj wpłaty do PPK i przekazuj je do wybranej instytucji finansowej. Dopłaty państwa będą przekazywane przez Polski Fundusz Rozwoju.
Średnie firmy (II i III etap wdrażania PPK) – terminy w natarciu!
Umowa z instytucją zarządzającą
Bądźmy szczerzy, jeśli przedsiębiorca zatrudniający więcej niż 50 pracowników (wg stanu na 30 czerwca 2019 r.) lub więcej niż 20 (wg stanu 31 grudnia 2019 r.) nie podjął jeszcze żadnych kroków w celu wdrożenia PPK, to trzeba nazwać sytuację po imieniu – pali się! Jak najszybciej trzeba dokonać wyboru instytucji zarządzającej PPK i podpisać stosowną umowę. Listę 20 uprawnionych instytucji znajdziemy pod adresem https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html. Zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych[1] w umowie należy określić m.in. następujące kwestie:
- warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK,
- warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
- wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych,
- warunki i okres wypowiedzenia umowy,
- warunki dokonywania konwersji lub zamiany,
- maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.
Uwaga! Wybór instytucji finansowej, która będzie gromadziła i inwestowała środki w ramach PPK musi się dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub – jeśli taka nie działa – z reprezentacją pracowników.
Umowa o prowadzeniu PPK – tylko lekki oddech
Po zawarciu umowy o zarządzanie, z tą samą instytucją zawiera się umowę o prowadzenie PPK. W przypadku tej umowy termin jej ostatecznego zawarcia to 10 listopada 2020 r. Jest to umowa, którą pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Po zawarciu obydwu umów możemy uznać, że pracownicy są uczestnikami PPK. Z mocy ustawy, automatycznie, członkami PPK stają się wszyscy pracownicy, którzy na dzień uruchomienia PPK ukończyli 18 lat, ale nie ukończyli 55. roku życia. W przypadku osób w wieku 55 – 69 umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta wyłącznie na ich wniosek. W każdej chwili, także jeszcze przed uruchomieniem PPK w firmie, pracownik może złożyć deklarację rezygnacji z uczestnictwa i tym samym nie opłacić nawet jednej składki.
Małe firmy (IV etap) – od 1 stycznia 2021 r.
Za nieco ponad 2 miesiące wystartuje ostatni, IV etap wdrażania PPK. Obejmuje on wszystkie instytucje publiczne oraz pozostałych przedsiębiorców, bez względu na wielkość zatrudnienia. Oznacza to, że umowy muszą zawrzeć nawet te spółki, które nie zatrudniają pracowników. Dlatego już dziś warto zastanowić się nad harmonogramem działań. Jest to o tyle istotne, że istnieje możliwość uniknięcia obowiązku wprowadzania PPK. Zwolnienie to dotyczy:
- mikroprzedsiębiorcy, któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat,
- pracodawcy, który (w terminie, w którym ustawa o PPK ma dla niego zastosowanie) prowadzi pracowniczy plan emerytalny (PPE) oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych.
Zwolnieniem objęci są także samozatrudnieni, o ile w ramach swojej działalności nie zatrudniają osób – w rozumieniu ustawy o PPK.
Jeśli nie znajdziemy się w żadnym z powyższych wyłączeń, to w roku 2021 obowiązują nas następujące terminy:
- zawarcie umowy o zarządzanie PPK − najpóźniej do 23 kwietnia 2021 r.,
- zawarcie umowy o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 maja 2021 r.
Nowe obowiązki = nowe koszty
Na koniec uwaga dotycząca kosztów. Analizując wprowadzenie PPK w swojej firmie, oprócz oczywistych kosztów związanych z częścią składki przypadającej na pracodawcę (od 1,5 do 2,5% wynagrodzenia brutto pracownika), należy zwrócić uwagę na techniczną stronę przedsięwzięcia. Jeżeli w pierwszym kroku czeka nas aktualizacja programów kadrowo-finansowych i opracowanie stosownych procedur, to trzeba pamiętać, że prawdopodobnie pociągnie to za sobą dodatkowe wydatki, np. związane z obsługą informatyczną lub usługami świadczonymi przez biuro rachunkowe.
Autor: Emilian Kujawski
[1] Ustawa z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2215 ze zm.)